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Come azienda che da anni si occupa di progettare e realizzare sistemi di monitoraggio e di governo di un business, non potevamo non specializzarci nella produzione di software di Data Warehouse.
Programmi informatici simili sono indispensabili per la realizzazione di un buon controllo di gestione e rappresentano un ottimo strumento di Business Intelligence. Ecco perché la nostra Suite E3 contiene anche tool di Data Warehouse che consentono di raccogliere informazioni da fonti varie e di organizzarle e sistematizzarle in idonei Data mart da cui alimentare report ed analisi aziendali utili per orientare le scelte del Management.
Per comprendere bene il concetto di Data Warehouse è utile la definizione del suo fondatore, William H. Immon. Il Data Warehouse “rappresenta una raccolta di dati integrata, orientata al soggetto, variabile nel tempo e non volatile, di supporto ai processi decisionali”.
In altre parole, il Data Warehouse è un processo tramite il quale, partendo da dati operazionali e dati esterni, vengono estrapolate informazioni utili per le attività della direzione aziendale. Queste informazioni andranno poi a formare un report che può aiutare i manager nella valutazione dell’andamento dei diversi settori aziendali. Con il Data Warehouse, ad esempio, si possono raccogliere dati riguardanti l’aspetto economico di un’impresa. A seconda di quello che emerge dalla ricerca, si possono ri-programmare gli obiettivi a medio o lungo termine. Il Data Warehouse è uno degli strumenti più utili per il controllo di gestione. Lo spiega benissimo il libro scritto da Matteo Golfarelli e Stefano Rizzi “Data Warehouse: teoria e pratica della progettazione”. Il volume, rivolgendosi a progettisti di database e ad aziende che vogliono dotarsi di sistemi di supporto alle decisioni, fornisce delle competenze tecniche per la realizzazione di software di Data Warehouse. Si tratta proprio del tipo di software che mette a disposizione Dialog con la sua Suite E3.
Tra le principali caratteristiche del Data Warehouse ci sono l’integrazione della raccolta dati e la fruibilità nel tempo. L’architettura del Data Warehouse è sempre:
Per quanto riguarda l’integrazione, bisogna sapere che all’interno del repository convergono dati e informazioni provenienti da diverse fonti che vengono catalogate in modo tale da essere facilmente comprese, elaborate o estrapolate dagli utenti.
Per quanto concerne invece la fruibilità nel tempo, ogni dato raccolto e archiviato all’interno di un Data Warehouse ha un orizzonte temporale molto più esteso rispetto ad un normale database operazionale. Ogni singola informazione viene classificata in base alle aree di interesse preimpostate ed è associata ad un intervallo di tempo piuttosto ampio.
Dunque, il Data Warehouse rappresenta il processo di acquisizione e distribuzione di informazioni disponibili all’interno o all’esterno delle aziende come supporto al management e, quindi, ai processi decisionali in seno all’azienda.
Il Data Warehouse non va confuso con il Data Lake, altra soluzione adottata per la raccolta e l’archiviazione di dati che possono risultare utili nel complesso contesto aziendale. Con il Data Lake vengono archiviati dati grezzi senza effettuare una particolare elaborazione. Le informazioni sono meno organizzate e vengono filtrate solo minimamente.
Il Data Warehouse quindi, si distingue da altri processi anche per gli utenti che sono in grado di effettuare analisi sui dati. Le informazioni elaborate richiedono solo che l’utente abbia conoscenza dell’argomento trattato. Inoltre i dati vengono mostrati e resi disponibili con delle presentazioni semplici, come grafici, fogli di calcolo, tabelle o altri strumenti che risultano comprensibili alla maggior parte dei dipendenti dell’azienda.
Altro punto da sottolineare è l’accessibilità ai dati. Siccome i dati sono già strutturati, con il Data Warehouse, le informazioni sono più facili da comprendere e interpretare.
Dalla definizione e dalle caratteristiche del Data Warehouse emergono anche i suoi vantaggi. Vale la pena sottolineare che il processo di acquisizione e di distribuzione delle informazioni è orientato agli oggetti, consente di effettuare analisi su dati di specifici ambiti aziendali, dalla produzione alla vendita.
In secondo luogo il Data Warehouse, consentendo l’integrazione di dati provenienti da diverse fonti, crea una coerenza tra differenti tipologie di informazioni. Non c’è volatilità, perché i dati raccolti non cambiano, sono stabili. Infine il processo dà la possibilità di analizzare una variazione avvenuta nel tempo.
È molto utile usare un software di Data Warehouse per monitorare KPI, ovvero gli indici significativi attraverso i quali valutare l’andamento dell’impresa.
KPI è un acronimo che sta per Key Performance Indicator. Forse, il loro significato appare più trasparente se lo traduciamo in italiano: “indicatore chiave di prestazione”. Si tratta, infatti, di indici significativi (in questo senso va colta la parola “chiave”) per monitorare l’andamento dei processi aziendali. Proprio per questo sono strumenti importanti nel controllo di gestione: aiutano nel capire come ci si sta muovendo nei confronti degli obiettivi del singolo reparto o dell’azienda in generale. In caso di risposta negativa, si ha il tempo di intervenire per correggere alcune azioni. Per avere un quadro chiaro dei KPI, l’analista potrebbe servirsi proprio del Data Warehouse. È solo un esempio di quanto questi strumenti siano funzionali ed utili per il Business Performance Management.
Gli indicatori chiave di prestazione possono essere di quattro tipi:
Solitamente, ad occuparsi dei KPI è un analista, una figura specifica che esegue un’analisi dell’intero processo e seleziona i dati opportuni da trasmettere alla direzione.
È fondamentale che sia scelta una tipologia di KPI significativa per il tipo di monitoraggio che si vuole verificare. A seconda dei processi su cui si effettua il controllo di gestione, servono dei dati specifici. Se si analizza attraverso tutti i tipi di KPI, si potrebbe perdere l’occasione di ottimizzare le tempistiche di produzione, cosa fondamentale per un’impresa.
I KPI hanno delle caratteristiche precise che aiutano a far capire quali processi analizzare, ovvero:
Per ragionare sulla direzione intrapresa dall’azienda, potrebbero essere utili tra i quattro e i dieci KPI. Non c’è un numero definito, tutto dipende da che cosa si sta monitorando. È possibile ottenere degli indici chiave di prestazione anche incrociando ed integrando diversi flussi di dati. Ad esempio, se ci si sta occupando della produttività, si possono assemblare i dati relativi al Fatturato ed all’Addetto i quali attingono rispettivamente ai dati di Ricavo ed ai dati del Personale.
Prima di analizzare i KPI è sempre opportuno inquadrare le esigenze aziendali: è questo il punto di partenza per analizzare qualsiasi tipo di attività.
Dove si parla di KPI non è insolito sentir menzionare anche il Data Warehouse. Se si sa cos’è un Data Warehouse non dovrebbe sorprendere più di tanto.
Data Warehouse e Database sono altri due strumenti molto utili per il processo di controllo di gestione, esattamente come i KPI.
I Data Warehouse, in particolar modo, sono fondamentali per alimentare e rendere disponibili gli indici chiave di prestazione. Il Data Warehouse, infatti, è un sistema che contiene dati integrati, consistenti e certificati riguardanti tutti i processi di un business. Al suo interno è possibile raccogliere tutte le informazioni che normalmente sono disperse. Le fonti dalle quali il Data Warehouse attinge sono diverse: possono essere esterne o interne all’azienda. Ci sono, infatti, dati provenienti da diverse fonti informative, altri ricavati dalle operazioni d’impresa e desumibili tramite applicazioni apposite; altri dati ancora provengono dal mercato e dal contesto imprenditoriale. Tutte queste informazioni vengono opportunamente trattate e rielaborate per ottenere alcune grandezze che costituiscono un vero e proprio patrimonio di dati aziendali.
Proprio per questo, il Data Warehouse risulta uno strumento indispensabile per la Business Intelligence ed è la base di partenza per accedere a KPI d’interesse per l’azienda in modo veloce, consistente e interattivo.
I KPI possono essere rappresentati attraverso un’ampia varietà di strumenti di analisi e di visione dell’informazione: dai reporting, ai cruscotti fino alle analisi multidimensionali.
Ci sembra interessante ora dedicare un paragrafo al rapporto che intercorre tra Data Warehouse e Data Mining. Con Data Mining si intende il processo di estrazione di un’informazione da grandi archivi di dati, attraverso processi di interpretazione algoritmica, che si traduce nella messa a disposizione di indicazioni operative per orientare le azioni di business. All’interno del contesto aziendale, il Data Mining si basa sul Data Warehouse come repository informativo. La relazione tra Data Warehouse e Data Mining è strategicamente efficace quando sussiste la necessità di valorizzare informazioni aziendali presenti in grandi depositi di dati.
Un Data Warehouse è molto utile perché permette lo svolgimento di operazioni di consolidamento, riclassificazione, ribaltamento, allocazione sia in sede di budget sia a consuntivo. Grazie a queste operazioni si possono svolgere le attività di reporting consolidato e analisi di redditività, creazioni di conti economici gestionali basati su logiche diverse. Inoltre, si possono definire le regole aziendali ed i cost drivers con semplicità all’interno dello stesso sistema.
Per le sue caratteristiche specifiche, un Data Warehouse realizza un processo di creazione della conoscenza: a partire dai dati dispersi dell’organizzazione, si arriva ad ottenere informazioni utili all’utente per la vita dell’azienda grazie all’adozione di opportuni strumenti di trasformazione dei dati.
Nel mondo del Performance Management si possono incontrare diversi termini che possono generare confusione. È il caso anche di Database e Data Warehouse. Entrambe le parole indicano strumenti fondamentali nella vita di un’impresa, funzionali al controllo di gestione ed ai sistemi a supporto delle decisioni (DSS), ma ci sono delle particolarità di cui è bene tenere conto.
Il Database è uno strumento elettronico ormai universalmente conosciuto e usato. Può essere considerato come un “registro” informatico all’interno del quale raccogliere una serie potenzialmente infinita di dati. Essendo un archivio digitale è molto più efficace di uno fisico. Non solo per lo “spazio” che ha a disposizione, ma anche per le molteplici funzionalità che possiede. Questi dati, infatti, sono sempre a disposizione dell’utente che può interrogarlo via terminale attraverso delle chiavi di accesso. Questo li rende anche molto sicuri.
“Il Database è un insieme organizzato di dati strutturati ed omogenei per contenuto e formato, progettati in modo tale da poter essere utilizzati, in maniera ottimizzata, da differenti applicazioni (ad es. Ciclo Attivo e Passivo, Presenze, Contabilità e Bilancio, ecc.) e da utenti diversi per il supporto allo svolgimento delle attività aziendali”.
Il termine database indica, per estensione, anche il contenitore dove sono raccolte tali informazioni e l’insieme di funzionalità utili per garantirne la gestione ed amministrazione in modo Efficiente, Coerente e Sicuro. Gestire ed immagazzinare i dati in maniera strutturata ed organica è un’operazione necessaria e fondamentale per svolgere al meglio qualsiasi operazione in azienda. Ma non è sufficiente per alimentare in misura compiuta un adeguato Sistema di Controllo di Gestione, per il quale è necessario che i dati e le informazioni dislocate su fonti informative diverse siano acquisite, integrate ed organizzate in maniera coerente e funzionale allo scopo. A tale scopo e finalità rispondono le tecnologie di Data Warehouse.
Il Data Warehouse invece – come abbiamo visto – è un sistema (ovvero un insieme di strumenti e funzioni) che consente di organizzare i dati di interesse dell’organizzazione provenienti dai sistemi gestionali o da fonti esterne, trasformandoli e storicizzandoli in un unico magazzino dati o “Data Warehouse, con informazioni integrate e ben organizzate su Data Mart completi e specifici (ad es. Conto economico per Cliente/prodotto funzionale a misurare la redditività di ogni vendita), pienamente e facilmente accessibili e fruibili attraverso un’ampia varietà di strumenti di analisi e di visioni dell’informazione (analisi multidimensionali, reporting, cruscotti, etc…).
Gli strumenti e le specifiche funzioni di Data Warehousing consentono perciò di effettuare le necessarie operazioni di estrazione ed acquisizione dei dati, della loro pulizia ed arricchimento, di ribaltamento ed allocazione (di costi e ricavi), di consolidamento e di riclassificazione dei contenuti, sia in sede di budget sia a consuntivo.
Tutte operazioni indispensabili per assicurare attività di reporting ed analisi di redditività, creazioni di conti economici gestionali basati su criteri e logiche diversi, la misurazione di produttività delle Risorse e di altri KPI aziendali.
La Suite E3 di Dialog è un Data Warehouse Software di supporto alle attività di Business Performance Management e di Controllo di Gestione, che mira a governare le performance aziendali in tempi rapidi e con un ottimo ROI. Le funzionalità disponibili consentono di trattare ingenti moli di dati e di rappresentarli in modo efficace, generando un sistema di controllo di gestione completo ed efficiente.
In definitiva, il Data Warehouse non è esclusivamente un contenitore di dati, ma racchiude il complesso di strumenti e funzioni che consentono di:
Avere un software di Data Warehouse è un must per qualsiasi azienda che voglia crescere nel tempo. Ottenere report in grado di monitorare la situazione in tempo reale è fondamentale per il controllo di gestione.
Dialog offre un sistema completo di Data Warehouse che dispone di una suite di strumenti allo stato dell’arte attraverso i quali estrarre, mettere insieme i dati da tutte le fonti informative, gestirli in modo ottimale, ottimizzarli e trasformarli in informazioni preziose per il management e per il supporto decisionale.
L’architettura applicativa della Suite E3 è basata sul Data Warehouse che:
Tutto questo rappresenta la base per l’individuazione dei KPI utili.
Nel dettaglio, la piattaforma E3 ideata da Dialog Sistemi è costituita da funzioni di Data Warehouse e Business Intelligence, specializzate per Business Performance Management ed il Controllo di Gestione. Inoltre, è possibile accedere ai seguenti moduli:
La piattaforma E3 è uno strumento flessibile e funzionale per il controllo di gestione che migliorerà le prestazioni dell’azienda.
