Ottimizzare i processi aziendali significa mettere in atto una strategia utile all’azienda per aumentare la propria efficienza, la produttività, e di conseguenza la capacità di generare profitti. Si tratta di un’attività necessaria nelle imprese di medie e grandi dimensioni, soprattutto in quelle realtà che dedicano una particolare attenzione al controllo di gestione, e che va inclusa nel più ampio contesto della gestione dei processi aziendali.

L’ottimizzazione può essere raggiunta operando su più fronti. Da una parte i processi aziendali possono essere ottimizzati attraverso la riduzione di attività e compiti che nell’impresa talvolta risultano duplicati, dall’altra si può procedere a una razionalizzazione delle comunicazioni interne tra i diversi reparti o a rendere l’intero organigramma aziendale più snello e pronto a mutare in base a nuove esigenze.

Quali sono i processi aziendali

Per comprendere bene come operare per ottenere un’ottimizzazione è importante partire da una definizione di processo aziendale. Il processo aziendale viene definito il complesso delle attività che, collegate tra loro, vengono eseguite in azienda trasformando alcune risorse in un prodotto finale a valore aggiunto. Il prodotto può essere destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda, un cliente. I processi “primari” producono un risultato diretto percepibile dal cliente, mentre processi “di supporto” forniscono attività “di servizio” non sempre percepibili dal cliente.

Come mappare i processi aziendali

È importante avere in azienda anche una precisa “mappatura” dei processi. Per mappare i processi aziendali bisogna confrontarsi innanzitutto con manager e addetti al processo e classificare in maniera dettagliata ogni fase del flusso di lavoro. Le attività vanno disposte in maniera sequenziale. Dopo la raccolta delle informazioni per definire la descrizione del processo si procede a una modellazione del processo con modalità grafiche. La mappa consente di analizzare e monitorare costantemente il processo.

Come ottimizzare i processi aziendali

Per ottimizzare i processi aziendali bisogna effettuare un’analisi approfondita di attività e procedure, innescare un miglioramento costante, integrare piattaforme, migliorare il controllo di gestione con uno specifico software. Questa strategia viene affrontata eliminando attività e compiti duplicati, razionalizzando flussi di lavoro, migliorando la comunicazione tra aree, rendendo la struttura più snella e pronta al cambiamento. Scopriamo dunque più nel dettaglio 5 modi per arrivare a un’adeguata ottimizzazione dei processi aziendali.

Analizzare attività e procedure

Come detto, migliorare i processi aziendali significa avere un quadro ben chiaro, definito e dettagliato di ogni singola attività. Un’analisi delle procedure è dunque fondamentale per individuare le aree che possono essere oggetto di cambiamenti per ottenere maggiore efficacia ed efficienza nell’impiego delle risorse. Un monitoraggio di particolari funzioni aziendali, accompagnato anche da un piccolo bilancio di funzionamento, può rivelarsi strumento prezioso per far emergere margini positivi o negativi e nello stesso tempo verificare l’andamento delle attività rispetto a budget inizialmente stabiliti.

Introdurre un processo di miglioramento costante

In secondo luogo per arrivare a un’ottimizzazione dei processi aziendali è necessario sviluppare la capacità di riprogettare più facilmente tutte le attività, aumentando l’efficacia e l’efficienza dell’intero sistema, e arrivare a un costante processo di miglioramento.

Integrare tutte le piattaforme

Terzo. Per ottimizzare molteplici processi aziendali è utile avere sotto controllo tutti i dati e le analisi che li descrivono. L’integrazione di tutte le piattaforme aziendali è fondamentale per la costruzione un sistema interno di valutazione che dia una visione chiara dell’andamento dell’azienda, di osservare tutti i centri di costi, di ricavo o di profitto, e tutti gli indicatori, di efficacia e di efficienza.

Migliorare il controllo di gestione

Quarto punto. Anche migliorare il controllo di gestione può aiutare l’ottimizzazione dei processi, perché consente di raccogliere informazioni per l’analisi dei dati e di elaborarli in un report finale personalizzato e facilmente comprensibile. Tra i maggiori vantaggi di un controllo di gestione ottimale c’è proprio la realizzazione di report che evidenziano il rapporto tra obiettivi prefissati e risultati conseguiti e quello tra risorse impiegate e risultati. Questo può favorire ad esempio la distribuzione di premi di produttività.

Utilizzare uno specifico software per l’ottimizzazione dei processi aziendali

Infine, non può essere sottovalutato il valore e l’affidabilità del supporto tecnologico. L’utilizzo di un software che consente all’azienda di studiare le strategie più appropriate e di rilevare le conseguenze delle singole scelte. Un software di controllo di gestione come la Suite E3 di Dialog consente, tra le altre funzioni, di valutare l’efficienza nell’allocazione delle risorse tra i processi e le attività chiave grazie ai Key Performance Indicator, e di effettuare valutazioni per prendere delle decisioni su quali servizi aggiungere o eliminare dalla realtà aziendale.

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