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Riuscire a ridurre i costi aziendali, fissi o variabili, senza compromettere la qualità dei beni o dei servizi prodotti è una delle priorità per qualsiasi imprenditore o manager che operi in un mercato altamente competitivo. È anche attraverso una riduzione dei costi non indispensabili che possono essere ampliati i margini di profitto, è anche attraverso la riduzione degli sprechi che possono essere liberate preziose risorse per investire su tecnologie o capitale umano. Ma ovviamente c’è bisogno di attente e approfondite analisi, per evitare di prendere decisioni controproducenti.
Il primo step da compiere per ridurre i costi aziendali è conoscerli. Ogni azienda che intenda affrontare una razionalizzazione dei costi con un taglio alle uscite non necessarie ha bisogno di avere un adeguato controllo dei flussi di denaro ed una pianificazione finanziaria. Sia le attività di monitoraggio sia quelle di reporting, inoltre, non possono prescindere da una corretta classificazione dei costi: ad esempio bisogna conoscere differenze ed esempi di costi fissi e variabili, e scomporre le voci in altre sottocategorie, come costi fissi impegnati e discrezionali e costi variabili lineari, degressivi o progressivi. La classificazione può riguardare poi i vari centri di costi dell’azienda, e le diverse aree o processi. In questo senso può essere utile un software di controllo di gestione, come quello fornito da Dialog, basato su tecnologia di Data Warehouse, sviluppato appositamente per pianificare obiettivi e monitorare i risultati in maniera efficace.
Il secondo step per diminuire i costi è l’eliminazione di attività inutili. Nei vari processi possono essere individuate delle procedure superflue che non danno valore e comportano comunque un dispendio di varie ore di lavoro di dipendenti o collaboratori. Un esempio può essere rappresentato da attività di ricerca, rilavorazione di prodotti o pratiche burocratiche. Una soluzione per ridurre il costo in questo caso è di affidare il task a una sola persona invece che a più risorse o addirittura ad un intero team. Ridurre il personale per attività spesso significa ridurre il costo del lavoro senza rinunciare al risultato.
Terzo punto è la riduzione degli sprechi. Questo fattore non riguarda i semplici costi di materie prime o energetici. Lo spreco va inteso in senso lato. Nell’ambito della “lean production” vengono indicate 7 specifiche categorie: spreco di attese, di trasporti, di sovrapproduzione, di scorte, di movimentazioni, di difetti e di processo. Diminuire i costi significa dunque anche intervenire su ognuno di questi aspetti: bisogna ad esempio produrre solo ciò che verrà certamente immesso sul mercato, non riempire eccessivamente il magazzino, migliorare la gestione del tempo evitando pause inutili, limitare gli spostamenti di materiali sia all’interno di una struttura aziendale sia all’esterno da un luogo all’altro.
Infine, vale la pena evidenziare un aspetto che riguarda nello specifico la riduzione dei costi di produzione. Per avere un controllo migliore dei costi e ridurre gli sprechi l’imprenditore ed il management possono fare ricorso all’ottimizzazione delle cosiddette “4 M”: manodopera (man), macchinari (machine), materiali (material) e metodi (method). Ognuno di questi fattori ha caratteristiche che una volta ottimizzate aiutano a ridurre le uscite ed a migliorare la produzione. Se il personale è motivato può avere una produttività molto più alta, ed una continua ed adeguata formazione professionale riduce il rischio di errori, contribuendo così a tenere elevato il livello di qualità dei prodotti e dei servizi offerti. Discorso simile va fatto per i macchinari: con costanti controlli e un’attenta manutenzione si abbatte la possibilità di guasti, inefficienze o interruzioni della produzione. Per quel che concerne i materiali vanno individuate e segnalate le perdite per difettosità o rottamazione. Dal punto di vista dei metodi, c’è bisogno che i procedimenti operativi in azienda diventino più favorevoli attraverso una condivisione con i dipendenti.
