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Quando si parla di comunicazione aziendale spesso troppo banalmente si prendono in considerazione solo le attività svolte per rivolgersi a partner commerciali, clienti o organi di informazione. In realtà l’area della comunicazione in azienda è ben più ampia e comprende anche quella interna, riservata a tutti coloro che hanno ruolo e compiti diretti nell’organizzazione, come dipendenti e collaboratori.
Gli obiettivi della comunicazione interna sono importanti. Se con le attività rivolte all’esterno l’azienda si pone come fine principale quello di tutelare e rafforzare la brand identity, di diffondere agli stakeholder esterni la propria cultura aziendale, con quelle interne contribuisce ad aumentare la motivazione di chi partecipa in prima persona ai processi, a diffondere tra loro conoscenza, a rendere chiari gli obiettivi condivisi, a consolidare coinvolgimento, soddisfazione e impegno di tutte le risorse umane.
Ovviamente, come quella esterna, anche la comunicazione interna va gestita in maniera accurata, tenendo conto che l’intera comunicazione aziendale ha bisogno di essere il più possibile omogenea e coerente su tutti canali utilizzati. Nel medio e lungo periodo essa consente di generare anche un vantaggio competitivo perché migliora l’ambiente di lavoro e la professionalità delle persone coinvolte, e di conseguenza crea maggiore produttività. Tutto questo può portare anche a benefici indiretti sul fronte della comunicazione esterna, perché spesso è proprio il dipendente il primo a parlare dell’azienda a potenziali nuovi clienti o nuovi utenti.
Gli strumenti attraverso cui sviluppare una comunicazione interna sono molteplici, perché è vasto il panorama dei canali che consentono all’azienda di declinare i propri messaggi. Si parte dai blog e dalle newsletter per arrivare agli eventi di team building veri e propri. Le attività possono essere anche diversificate in base a target, obiettivi e messaggi da inviare ai collaboratori.
Gli strumenti devono essere in linea con la strategia aziendale complessiva e di una ben definita brand identity: devono essere funzionali alla trasmissione dei valori e della filosofia che l’impresa intende promuovere. Mentre la direzione comunica con i dipendenti, i dipendenti comunicano tra loro, attraverso mail o lettere, report, circolari, regolari comunicazioni e newsletter.
Tutti i flussi informativi devono creare una sorta di engagement tra il management e il personale stabilendo maggiore fiducia. Questo fattore è importante per le aziende sotto diversi punti di vista. A volte le imprese in crisi sono costrette a tagli di organico che possono creare preoccupazioni eccessive o infondate ma la comunicazione interna può contribuire a ristabilire un buon legame. Con i giusti strumenti e messaggi la motivazione dei dipendenti può aumentare al punto da trasformarli in una sorta di ambasciatori dell’azienda.
Come migliorare dunque la comunicazione interna in azienda? Il primo step da compiere è senza dubbio creare una predisposizione ed una cultura della comunicazione interna. Tutti i membri di diverse aree, dipartimenti e team devono abituarsi all’idea ed essere consapevoli dei vantaggi di condividere informazioni, impressioni, soluzioni alle problematiche o timori. Questo genera inevitabilmente condivisione di conoscenze e stimola la nascita di idee innovative. Naturalmente ci dev’essere un’ampia disponibilità del personale, a tutti i livelli, al confronto e all’ascolto. Il flusso informativo in questo caso può muoversi dai vertici aziendali verso il basso, in una modalità top-down, o viceversa dai dipendenti verso il management, botton-up.
Il secondo step per migliorare la comunicazione aziendale interna riguarda la definizione di obiettivi e la pianificazione di un budget. Definire una strategia di comunicazione interna, sempre coerente con la strategia di comunicazione ad ampio raggio, aiuterà anche a scegliere strumenti e canali di comunicazioni più efficaci. La costruzione di rapporti tra i dipendenti ha un costo che si esprime sia in termini di tempo sia di risorse e capitali. I tool possono essere gratuiti, come nel caso dei social network, ma anche a pagamento, nel caso di ricorso a piattaforme più complesse.
Terzo importante punto riguarda la misurazione e la valutazione della strategia di comunicazione interna, la capacità di correggerla o ridefinirla. Questo può avvenire attraverso la raccolta di feedback e la realizzazione di sondaggi sul livello di soddisfazione del personale ed un controllo più attento sui risultati conseguiti ed il tasso di produttività.
Gli esempi da prendere in considerazione sulla comunicazione interna in azienda riguardano sia semplici messaggi di posta elettronica sia eventi come meeting informali. Sono frequenti le mail regolari di aggiornamento su policy, strategie aziendali e nuove iniziative che vengono inviate a tutto il personale. Ci sono poi le newsletter interne che aiutano il senso di squadra e di appartenenza all’azienda perché riguardanti specifiche aree e specifici temi. Altro esempio sono i seminari o meeting online in cui i dipendenti vengono aggiornati sulle attività in essere in azienda e vengono chiamati ad intervenire per esporre i loro punti di vista. Anche in questo caso possono essere pensati degli argomenti specifici per i diversi gruppi di collaboratori. Gli incontri talvolta possono anche avere una natura informale o giocosa per essere più orientati al team building.
La pandemia di Covid-19, che ha costretto ad un maggior ricorso al lavoro da remoto, ha inevitabilmente modificato il tipo di relazione e contatti tra azienda e dipendenti e incentivato all’elaborazione di nuovi piani di comunicazione interna. Al fianco di strumenti più tradizionali si sono aggiunti soluzioni via web in precedenza poco sfruttate. Un’opportunità è rappresentata dalla formazione da remoto. Molte aziende hanno utilizzato corsi via web incentrati su leadership e strumenti digitali di collaboration per aprire un nuovo fronte di confronto con i collaboratori. E sono diventate più centrali app o piattaforme online, utili a rafforzare le motivazioni dei dipendenti e a stare loro più vicini per stimolare engagement.
Non va dimenticato poi il supporto software per la gestione della comunicazione aziendale, con soluzioni evolute per la diffusione di documenti e report.
Da questo punto di vista la soluzione E3 Broadcast di Dialog, che si occupa di sistemi di controllo di gestione dal 1993, anche basati su Data Warehouse, garantisce tutti gli strumenti necessari per organizzare, realizzare e condividere i documenti ed i report con le informazioni più importanti. Si tratta di uno strumento pensato per migliorare ad ogni livello il processo decisionale aziendale. E3 Broadcast in particolare contribuisce a migliorare la comunicazione interna sotto tre profili. Innanzitutto la gestione degli utenti, di gruppi di utenti con diversi profili, filtri e diritti associati. In secondo luogo la gestione di liste di distribuzione e di produzione di report nei formati più opportuni, come i fogli di Excel,i documenti PDF, le pagine HTML od altro. In terzo luogo, la soluzione di Dialog dà supporto alla distribuzione automatica di report, documenti, file in una modalità prescelta. Si tratta dell’invio via mail, del salvataggio su cartelle nell’intranet aziendale, della pubblicazione in cloud, della notifica da posta elettronica, del download FTP e così via.
