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Il Controllo di Gestione di un’azienda è un’azione tanto importante quanto complessa.
Ci sono diversi strumenti che risultano particolarmente utili a perseguire questo scopo. Alcuni sono più specializzati di altri rispetto a determinate funzioni e, di conseguenza, rispondono a specifiche esigenze del management.
In questo articolo andremo alla scoperta di cosa sono i KPI, perché sono così importanti all’ interno di una realtà aziendale e come possono essere ottenuti.
KPI è un acronimo che sta per Key Performance Indicator. Forse, il loro significato appare più trasparente se lo traduciamo in italiano: “indicatore chiave di prestazione”. Si tratta, infatti, di indici significativi (in questo senso va colta la parola “chiave”) per monitorare l’andamento dei processi aziendali. Proprio per questo sono strumenti importanti nel controllo di gestione: aiutano nel capire come ci si sta muovendo nei confronti degli obiettivi del singolo reparto o dell’azienda in generale.
Gli indicatori chiave di prestazione possono essere di quattro tipi:
Solitamente, ad occuparsi dei KPI è un analista, una figura specifica che esegue un’analisi dell’intero processo e seleziona i dati opportuni da trasmettere alla direzione.
È fondamentale che sia scelta una tipologia di KPI significativa per il tipo di monitoraggio che si vuole verificare. A seconda dei processi su cui si effettua il controllo di gestione, servono dei dati specifici. Se si analizza attraverso tutti i tipi di KPI, si potrebbe perdere l’occasione di ottimizzare le tempistiche di produzione, cosa fondamentale per un’impresa.
I KPI hanno delle caratteristiche precise che aiutano a far capire quali processi analizzare, ovvero:
Per ragionare sulla direzione intrapresa dall’azienda, potrebbero essere utili tra i quattro e i dieci KPI. Non c’è un numero definito, tutto dipende da che cosa si sta monitorando. È possibile ottenere degli indici chiave di prestazione anche incrociando ed integrando diversi flussi di dati. Ad esempio, se ci si sta occupando della produttività, si possono assemblare i dati relativi al Fatturato ed all’Addetto i quali attingono rispettivamente ai dati di Ricavo ed ai dati del Personale.
Prima di analizzare i KPI è sempre opportuno inquadrare le esigenze aziendali: è questo il punto di partenza per analizzare qualsiasi tipo di attività.
Dove si parla di KPI non è insolito sentir menzionare anche il Data Warehouse. Se si sa cos’è un Data Warehouse non dovrebbe sorprendere più di tanto.
Data Warehouse e Database sono altri due strumenti molto utili per il processo di controllo di gestione, esattamente come i KPI.
I Data Warehouse, in particolar modo, sono fondamentali per alimentare e rendere disponibili gli indici chiave di prestazione. Il Data Warehouse, infatti, è un sistema che contiene dati integrati, consistenti e certificati riguardanti tutti i processi di un business. Al suo interno è possibile raccogliere tutte le informazioni che normalmente sono disperse. Le fonti dalle quali il Data Warehouse attinge sono diverse: possono essere esterne o interne all’azienda. Ci sono, infatti, dati provenienti da diverse fonti informative, altri ricavati dalle operazioni d’impresa e desumibili tramite applicazioni apposite; altri dati ancora provengono dal mercato e dal contesto imprenditoriale. Tutte queste informazioni vengono opportunamente trattate e rielaborate per ottenere alcune grandezze che costituiscono un vero e proprio patrimonio di dati aziendali.
Proprio per questo, il Data Warehouse risulta uno strumento indispensabile per la Business Intelligence ed è la base di partenza per accedere a KPI d’interesse per l’azienda in modo veloce, consistente e interattivo.
I KPI possono essere rappresentati attraverso un’ampia varietà di strumenti di analisi e di visione dell’informazione: dai reporting, ai cruscotti fino alle analisi multidimensionali.
Un Data Warehouse è molto utile perché permette lo svolgimento di operazioni di consolidamento, riclassificazione, ribaltamento, allocazione sia in sede di budget sia a consuntivo. Grazie a queste operazioni si possono svolgere le attività di reporting consolidato e analisi di redditività, creazioni di conti economici gestionali basati su logiche diverse. Inoltre, si possono definire le regole aziendali ed i cost drivers con semplicità all’interno dello stesso sistema.
Per le sue caratteristiche specifiche, un Data Warehouse realizza un processo di creazione della conoscenza: a partire dai dati dispersi dell’organizzazione, si arriva ad ottenere informazioni utili all’utente per la vita dell’azienda grazie all’adozione di opportuni strumenti di trasformazione dei dati.
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L’architettura applicativa della Suite è basata sul Data Warehouse che:
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