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controllo di gestione

 

Parola chiave? Monitorare. Costi, profitti e quindi tutto il sistema produttivo e commerciale della propria azienda.

Il fine è ovviamente quello di stabilire degli obbiettivi, ma soprattutto di raggiungerli. In tale senso il controllo di gestione è il protagonista delle strategie di investimento.

Il controllo di gestione è un processo imprescindibile oggigiorno e consiste nella raccolta, nell’analisi e nella diffusione di informazioni utili per dirigere un’impresa. Fondamentalmente si tratta di una summa di tecniche e strumenti utili e senza dubbio necessari per pianificare l’andamento aziendale, fissare obiettivi a lungo termine, ma soprattutto raggiungerli.

Chiarito il significato dell’espressione bisogna passare ai fatti e capire le potenzialità del controllo di gestione. Sul podio troviamo senza dubbio la possibilità di:

  • Determinare i costi di produzione dei beni o servizi e calcolare prezzi e margini.
  • Individuare i settori in perdita in azienda ed intervenire repentinamente con una strategia.
  • Confrontare i risultati a consuntivo e risultati preventivati a budget e ricercare le cause degli scostamenti.
  • Evidenziare le responsabilità in aree differenti per capire da dove arriva il profitto.
  • Informare per scegliere fra incremento della capacità produttiva interna ed il ricorso a risorse esterne (ovvero la tipica analisi di make or buy).

Queste possibilità diventano fattori fondamentali per l’azienda perché supportano sia dirigenti che dipendenti, sottoponendo loro dati reali che possono offrire spinte motivazionali, soluzioni di miglioramento, ma soprattutto uno sguardo obbiettivo sull’andamento aziendale.

È fondamentale avvalersi degli strumenti giusti, come un software per il controllo di gestione flessibile e completo, in grado di adattarsi alla struttura aziendale analizzata. Ma come si struttura il controllo di gestione? Le fasi, principalmente sono tre: si parte dalla pianificazione, che consiste nell’elaborazione di strategie e di definizione di budget; si arriva all’attuazione, ovvero alla mobilitazione delle risorse aziendali per il conseguimento degli obiettivi da raggiungere; si passa per il controllo, durante il quale si verifica che gli obiettivi siano stati raggiunti; e si conclude poi con una fase di correzione durante la quale si revisionano i piani col fine di trovare strategie sempre più efficaci per il proprio successo.

Le funzioni del controllo di gestione sono molteplici. Grazie a questa procedura è possibile infatti:

  • Determinare il costo di produzione del singolo bene/servizio grazie alla contabilità analitica.
  • Monitorare specifici settori o funzioni aziendali evidenziando i margini positivi e negativi: realizzando un piccolo bilancio di funzionamento che identifichi il contributo di ognuno nei processi di creazione del valore.
  • Verificare l’andamento delle attività rispetto ai budget: prassi molto utile per raggiungere gli obiettivi restando coerenti con i budget prefissati.
  • Evidenziare le responsabilità dei singoli manager: realizzare una reportistica che sottolinei il nesso tra l’obiettivo ed il risultato per rendere la valutazione impeccabile.
  • Costruire il sistema interno di valutazione per avere una chiara visione del tasso di raggiungimento degli obiettivi assegnati e distribuire di conseguenza i premi di produttività.
  • Valutare l’efficienza nell’allocazione delle risorse tra i processi/attività chiave: i Key Performance Indicator permettono di valutare l’efficienza produttiva, dalla funzionalità dei macchinari allo sfrido delle materie prime.
  • Effettuare valutazioni di make or buy: essere a conoscenza della tipologia e del valore di costi assorbiti da una determinata tecnologia ed organizzazione dei fattori produttivi permette di confrontarli e di trovare la soluzione più conveniente. (Banalmente: utilizziamo una mensa aziendale o forniamo i buoni pasto?)

Uno strumento imprescindibile per la gestione del controllo è la già menzionata contabilità analitica, che si può riassumere come una mappa di costi e ricavi fondamentale per avere una panoramica completa dei dati economici aziendali, ma soprattutto per avere un piano d’azione chiaro e preciso per ottimizzare l’andamento settore per settore.

Ogni area produttiva deve avere un budget prestabilito:

  • Budget delle vendite: il ricavo atteso dall’imprenditore (prodotto tra prezzo stimato e quantità prevista).
  • Budget dei costi commerciali: legati alla commercializzazione del prodotto (provvigioni, logistica, acquisto di merci destinate alla rivendita).
  • Budget dei costi di produzione: materie prime e di consumo, manodopera, energia, controllo qualità, ammortamenti e leasing produttivi, direzione tecnica, ecc.
  • Budget dei costi generali: tutti i costi non specificamente riferibili ad unità produttive o commerciali (spese di cancelleria, spese postali, canoni EDP, spese per il personale amministrativo, ecc.).
  • Budget degli oneri finanziari: interessi passivi su finanziamenti in corso a medio – lungo termine; spese di incasso e commissioni bancarie, interessi a breve termine.

Chiaramente la reportistica gioca un ruolo di prim’ordine nel processo di controllo e gestione dei costi e dei ricavi perché consente di paragonare il budget ai risultati effettivi della gestione stessa.

Il reporting è molto più efficace se affiancato dall’analisi dei fattori critici di successo, ovvero tutte le variabili indicative per il successo dell’azienda. Queste variabili sono misurate tramite gli indicatori chiave (Key performance indicator). Fondamentale sarà calcolare gli scostamenti, ovvero il grado di raggiungimento degli obiettivi, attraverso un confronto efficace tra il budget ed i risultati effettivi della gestione.

Il controllo di gestione, come si può facilmente intuire dopo questo breve excursus, è un valido supporto strategico ed operativo per essere competitivi e distinguersi nel mare magnum del mercato odierno: le piccole e medie aziende italiane spesso sono scettiche di fronte a questo sistema e continuano ad utilizzare l’analisi di bilancio ed il budget/controllo dei conti della contabilità generale.

In casa Dialog abbiamo realizzato E3 (Explorer Enterprise Edition), la piattaforma di Business Performance Management e Data Warehouse. E3 è prodotto interamente Made in Italy ed è una soluzione completa che fornisce tutti gli strumenti necessari per operare nei diversi scenari utili al controllo delle performance.

Controllare le performance aziendali è diventato assolutamente imprescindibile, specialmente per avere una panoramica completa in tempi rapidi, ma soprattutto garantire un ottimo ritorno negli investimenti: avere una piattaforma user friendly tra le mani significa assicurare lunga vita alla propria azienda e garantire a manager e dipendenti un ambiente migliore in cui lavorare.

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