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Nel mondo del Performance Management si possono incontrare diversi termini non proprio trasparenti per chi non è del mestiere e che, quindi, possono essere fraintesi come accade per tutte le cose poco chiare.

Un esempio? Database e Data warehouse.

Entrambe le parole indicano strumenti funzionali al controllo di gestione ed ai sistemi a supporto delle decisioni (DSS), ma ci sono delle particolarità di cui è bene tenere conto e che abbiamo intenzione di precisare in questo articolo, perché non sono simili, ma neanche opposti. 

 Strumenti del controllo di gestione: perché sono importanti

Prima di soffermarci sulle definizioni e sulle particolarità del Database e del Data warehouse, è importante chiedersi perché questi strumenti siano così fondamentali nella vita di un’impresa. Nessuna azienda oggi può pensare di esimersi dall’effettuare un controllo di gestione se vuole migliorare le sue prestazioni.

Per migliorare la propria redditività e crescere sul mercato non c’è altro modo: bisogna disporre e raccogliere dati interessanti e coerenti con lo scopo dell’impresa e analizzarli per poter definire gli obiettivi da raggiungere e monitorarne il loro perseguimento.

Per calcolare e misurare l’efficienza produttiva, il mix di vendita, la redditività di un’impresa e capire la produttività delle risorse umane è indispensabile occuparsi del processo di controllo di gestione nel modo più veloce e preciso possibile. Non bisogna dimenticare che il mercato è in rapida evoluzione, quindi bisogna essere sempre all’erta ed essere pronti a modificare le proprie strategie. 

Il segreto per riuscire al meglio in questo processo è avere un buon software per il controllo di gestione. Lo sviluppo degli strumenti informatici ha agevolato di molto la crescita della Business Intelligence poiché ha permesso di registrare una grande quantità di dati, di elaborarli e li ha resi disponibili in tempi record e molto accurati.

Un software per il controllo di gestione può avvalersi di strumenti come i Database e i Data warehouse

Che cos’è un Database?

Il Database è uno strumento elettronico ormai universalmente conosciuto e usato. Può essere considerato come un “registro” informatico all’interno del quale raccogliere una serie potenzialmente infinita di dati. Essendo un archivio digitale è molto più efficace di uno fisico. Non solo per lo “spazio” che ha a disposizione, ma anche per le molteplici funzionalità che possiede. Questi dati, infatti, sono sempre a disposizione dell’utente che può interrogarlo via terminale attraverso delle chiavi di accesso. Questo li rende anche molto sicuri. 

“Il Database è un insieme organizzato di dati strutturati ed omogenei per contenuto e formato, progettati in modo tale da poter essere utilizzati, in maniera ottimizzata, da differenti applicazioni (ad es. Ciclo Attivo e Passivo, Presenze, Contabilità e Bilancio, ecc.) e da utenti diversi per il supporto allo svolgimento delle attività aziendali”.  Il termine database indica, per estensione, anche il contenitore dove sono raccolte tali informazioni e l’insieme di funzionalità utili per garantirne la gestione ed amministrazione in modo Efficiente, Coerente e Sicuro.

Gestire ed immagazzinare i dati in maniera strutturata ed organica è un’operazione necessaria e fondamentale per svolgere al meglio qualsiasi operazione in azienda. Ma non è sufficiente per alimentare in misura compiuta un adeguato Sistema di Controllo di Gestione, per il quale è necessario che i dati e le informazioni dislocate su fonti informative diverse siano acquisite, integrate ed organizzate in maniera coerente e funzionale allo scopo. 

A tale scopo e finalità rispondono le tecnologie di Data Warehouse.

Che cos’è un Data warehouse?

Il Data Warehouse è un sistema (ovvero un insieme di strumenti e funzioni) che consente di organizzare i dati di interesse dell’organizzazione provenienti dai sistemi gestionali o da fonti esterne, trasformandoli e storicizzandoli in un unico magazzino dati o “Data Warehouse, con informazioni integrate e ben organizzate su Data Mart completi e specifici (ad es. Conto economico per Cliente/prodotto funzionale a misurare la redditività di ogni vendita), pienamente e facilmente accessibili e fruibili attraverso un’ampia varietà di strumenti di analisi e di visioni dell’informazione (analisi multidimensionali, reporting, cruscotti, etc…).

Gli strumenti e le specifiche funzioni di Data Warehousing consentono perciò di effettuare le necessarie operazioni di estrazione ed acquisizione dei dati, della loro pulizia ed arricchimento, di ribaltamento ed allocazione (di costi e ricavi), di consolidamento e di riclassificazione dei contenuti, sia in sede di budget sia a consuntivo. 

Tutte operazioni indispensabili per assicurare attività di reporting ed analisi di redditività, creazioni di conti economici gestionali basati su criteri e logiche diversi, la misurazione di produttività delle Risorse e di altri KPI aziendali. 

Cos’è un data warehouse e a cosa serve

La piattaforma Suite E3

La piattaforma E3 ideata da Dialog Sistemi è un software a supporto delle attività di Business Performance Management  e di Controllo di Gestione. 

Explorer offre un sistema completo di Data Warehouse che dispone di una suite di strumenti allo stato dell’arte attraverso i quali estrarre, mettere insieme i dati da tutte le fonti informative, gestirli in modo ottimale, ottimizzarli e trasformarli in informazioni preziose per il management e per il supporto decisionale.

Suite E3 è costituita da funzioni di Data warehouse e Business Intelligence, specializzate  per Business Performance Management ed il Controllo di Gestione. Inoltre, è possibile accedere ai seguenti moduli:

  • Reporting: organizzazione delle informazioni presenti nel Data warehouse secondo modelli pre-impostati.
  • Dashboard: è un modulo che fornisce un ambiente integrato dove definire in modo grafico Cruscotti Direzionali e Dashboard basati su KPI/indici ed applicazioni secondo la metodologia Balanced ScoreCard.
  • Analisi OLAP: il controller può accedere alle informazioni organizzate nel Data warehouse usando modelli report pre-configurati oppure sviluppandone di nuovi adatti alle sue esigenze specifiche.
  • Ambiente ETL (Extraction, Transform, Loading): permette l’estrazione, la raccolta, l’integrazione e la trasformazione di ampi volumi di dati provenienti da diverse fonti informative. 
  • Optimizer: consente analisi in “tempo reale” per i sistemi di Business Intelligence e Data warehouse indipendentemente dal volume dei dati da interrogare.
  • Broadcast: le informazioni raccolte dall’attività di Business Intelligence possono essere distribuite all’interno dell’azienda. Tutti gli utilizzatori vengono informati tempestivamente sull’evoluzione e gli eventi che possono influenzare la loro attività.

La piattaforma E3 è uno strumento flessibile e funzionale per il controllo di gestione che migliorerà le prestazioni dell’azienda. 

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